Vilkår & Rammer 2023

Vi forventer, at I som arrangør er indforstået med og overholder alle nedenstående vilkår og rammer.

Kulturnattens gæster forventer at opleve noget helt særligt på Kulturnatten, og de skal forlade arrangementerne med en følelse af at have været med til noget ekstraordinært. Det betyder, at alle Kulturnattens arrangementer skal være enestående og emme af omtanke og kvalitet. Vi kalder det Kulturnatskvalitet.

Følgende kriterier skal ALLE være opfyldt som arrangør* 

1. Det er et krav, at alle arrangører overholder de af myndighederne udstukne retningslinjer for sundhed og forsamlinger gældende for den 13. oktober 2023. Arrangører er selv ansvarlige for, at retningslinjer overholdes.

2. Det er et krav, at gæster skal vise Kulturpas til alle arrangementer, der er offentliggjort i programmet på Kulturnattens hjemmeside. Arrangører skal derfor afsætte personale til at tjekke om gæsterne bærer Kulturpas, og sikre at de bliver forment adgang, hvis de ikke har et Kulturpas. Vi er bevidste om, at det til enkelte arrangementer på offentlige veje og pladser ikke kan tjekkes, om gæsterne har Kulturpas.

3. Alle arrangører skal tælle, hvor mange gæster, der besøger arrangementet og melde besøgstal ind til Kulturnatten.

4. I egen markedsføring af arrangementer skal det ligeledes tydeliggøres, at der på Kulturnatten KUN er adgang for gæster med Kulturpas (det gælder også på sociale medier som f.eks. Facebook). Det må ikke fremgå, at noget er gratis. Det er misvisende, da alle arrangementer på Kulturnatten har fri adgang med Kulturpas. Brug af ordet ”gratis” kan give gæsterne opfattelsen af, at de ikke behøver Kulturpas for at deltage.

5. Arrangementet skal være gratis for gæster med Kulturpas.

6. Arrangementet skal foregå i Københavns- eller Frederiksberg Kommune.

7. Alle arrangører skal åbne kl. 18.00. Hverken tidligere eller senere. Vi ser gerne, at I holder jeres institution åben indtil kl. 24.00, da det er Kulturnattens generelle åbningstid. Arrangører må tidligst lukke dørene kl. 23.00. Tilskudsmodtagere skal holde åbent til kl. 24.00.

8. Alle arrangører skal overholde Kulturnattens udstukne deadlines.

*Undlader en arrangør at efterleve disse kriterier fra Kulturnatten, kan arrangøren udelukkes det følgende år.

Vil I være arrangør?

Vi skal have en aktiv profil inden den 16. august. Hvis I ønsker at være med som arrangør og ikke var tilmeldt i 2022, skal I lave en arrangøransøgning. Hvis I har en profil, skal I blot logge ind og klikke på ‘Ja tak - tilmeld os Kulturnatten 2023’. Herefter kan I begynde indtastningen.

Kulturnatten arbejder med to grupper af arrangører. Nedenfor kan I se, hvilken gruppe I tilhører. Hvis I bliver godkendt som arrangør, og der er tvivl om hvilken gruppe I tilhører, bestemmer Kulturnatten.
Hvis I ikke har en arrangørprofil på kulturnatten.dk skal I via hjemmesiden lave en arrangørforespørgsel.

Gruppe A
• Museer og andre permanente udstillingsbygninger.
• Biblioteker samt statslige, kommunale og lokale arkiver.
• Ikke-kommercielle institutioner med faste åbningstider, der har en offentligt tilgængelig samling eller særligt enestående seværdigheder.
• Zoologisk Have.
• Kirker og statsanerkendte trossamfund.

Gruppe B
• Kultursteder, ikke-kommercielle (medborgerhuse, uddannelsessteder, m.fl.).
• Øvrige ikke-kommercielle aktører (rådhuse, Folketinget og ministerier).
• Foreninger, anden offentlig administration, organisationer o.l., der måske har til huse i bygninger af særlig arkitektonisk eller historisk interesse eller på anden måde favner kulturbegrebet. Dog er det en forudsætning, at det ikke er intentionen at rekruttere medlemmer til arrangementer under Kulturnatten.
• Kommercielle aktører (f.eks. boghandlere, gallerier og kunsthåndværkere med arbejdende værksteder).

Deltagergebyr for Gruppe B
Alle i gruppe B skal betale deltagergebyr på 3000 kroner inden den 30. september.
Faktura sendes automatisk ved godkendelse fra Kulturnatten. .

Den trykte oversigt 
Den trykte oversigt, som kun indeholder navn og adresse på de mange arrangører, bliver udleveret til gæsterne når de køber et Kulturpas i 7-eleven. De gæster der køber kulturpasset online, vil modtage et link, hvor de kan downloade oversigten i pdf format.

Deadline for indtastning af profilarrangement indeholdende en generel tekst, billede, navn, adresse og område er den 19. august, kl. 15.

Programmet på hjemmesiden
Gæsterne vil kunne læse alt om årets arrangementer i programmet på hjemmesiden. Det er derfor vigtigt, at I udfylder jeres profilarrangement inden den 19. august.
Indtastning af tilhørende arrangementer kan ske indtil den 1. september kl. 15.

Kulturnatten forbeholder sig herefter retten til at redigere i teksterne. Vi frigiver det samlede program på hjemmesiden den 15. september.

Det er muligt at søge om tilskud til arrangementer
Kulturnatten uddeler hvert år mere end 3 millioner kroner i tilskud. Penge, der er øremærket til at højne kvaliteten af de arrangementer, som afholdes på Kulturnatten.
Ansøgning skal foregå via ansøgningsskemaet, som I finder på Kulturnattens hjemmeside. På samme side finder I også vigtige datoer vedrørende ansøgningsprocessen.

Det er kun ansøgninger fra godkendte arrangører kommer i betragtning.

Arrangementer, der kræver forhåndstilmelding
Arrangører må ikke kræve forhåndstilmelding uden forudgående aftale med Kulturnatten, og tilmelding skal så vidt muligt undgås fuldstændigt.

Tilmelding må kun foregå online via Billetto eller via eget online tilmeldingssystem. Al tilmelding begynder den 4. oktober kl. 12, det er vigtigt at dette overholdes, da mange gæster sidder klar på dagen.

Hvis I skulle få udsolgt af tilmeldingsbilletter, så send os en mail, så skriver vi det på jeres side.

Afhentning af plakater og Kulturpas er obligatorisk
Vi producerer streamere med teksten "Kun for gæster med Kulturpas", og vi forventer, at alle arrangører sætter streameren op sammen med årets Kulturnat plakat.

Alle arrangører skal selv afhente plakater, streamere, et par oversigter og to eksemplarer af dette års Kulturpas. Afhentning skal ske mellem den 2. og den 6. oktober.

Datoer og adresse følger i nyhedsbrev, når vi nærmer os.

Kulturpasset koster 110 kroner.
Salget af Kulturpas begynder den 2. oktober.