Vilkår og rammer 2018

Vi forventer, at I som arrangør er indforstået med og overholder nedenstående vilkår og rammer.

Kulturnattens gæster forventer for at opleve noget helt særligt under Kulturnatten, og derfor skal de også forlade arrangementerne med opfattelsen af at have været med til noget ekstraordinært. Det betyder, at alle arrangementer under Kulturnatten skal være enestående og emme af omtanke og kvalitet. Vi kalder det Kulturnatskvalitet.

Følgende kriterier skal ALLE være opfyldt som arrangør:
1. Det er et krav, at gæster skal vise Kulturpas til alle arrangementer, der er offentliggjort i Kulturnattens trykte oversigt og på hjemmesiden. Arrangører skal derfor afsætte personale til at tjekke om gæsterne bærer Kulturpas, og sikre at de bliver forment adgang, hvis de ikke har et Kulturpas. Vi er bevidste om, at der til flere arrangementer på offentlig veje og pladser, ikke kan tjekkes, om gæsterne har Kulturpas.

2. I egen markedsføring af arrangementer skal det ligeledes tydeliggøres, at der på Kulturnatten KUN er adgang for gæster med Kulturpas (det gælder også på sociale medier som f.eks. Facebook). Det må ikke fremgå, at noget er gratis. Det er misvisende, da alle arrangementer på Kulturnatten har fri adgang med Kulturpas. Brug af ordet ”gratis” kan give gæsterne opfattelsen af, at de ikke behøver Kulturpas for at deltage.

3. Arrangementet skal være gratis for gæster med Kulturpas

4. Arrangementet skal foregå i Københavns- eller Frederiksberg Kommune.

Vil I være arrangører?
Hvis I ønsker at være med som arrangører og ikke var med som arrangør i 2017, skal I via hjemmesiden lave en arrangørforespørgsel. Hvis I var arrangør i 2017, skal I blot logge ind på jeres gamle profil og klikke på ”Ja tak - vi vil gerne tilmeldes Kulturnatten 2018”. Herefter kan I begynde indtastningen. Kulturnatten arbejder med A- og B-grupper. Nedenfor kan I se, hvilken gruppe I tilhører. Hvis I bliver godkendt som arrangør, og der er tvivl om hvilken gruppe I tilhører, bestemmer Kulturnatten.

Gruppe A
Museer og andre permanente udstillingsbygninger.
Biblioteker samt statslige, kommunale og lokale arkiver.
Ikke-kommercielle institutioner med faste åbningstider, der har en offentligt tilgængelig samling eller særligt enestående seværdigheder.
Zoologisk Have
Kirker og statsanerkendte trossamfund


Gruppe B
Kultursteder, ikke-kommercielle (medborgerhuse, uddannelsessteder, m.fl.).
Øvrige ikke-kommercielle aktører (rådhuse, Folketinget og ministerier).
Foreninger, anden offentlig administration, organisationer o.l., under forudsætning af, at de har til huse i bygninger af særlig arkitektonisk eller historisk interesse, og tager afsæt i dette i deres arrangement.
Kommercielle aktører (f.eks. boghandlere, gallerier og kunsthåndværkere med arbejdende værksteder).

Deltagergebyr for Gruppe B
Alle i gruppe B skal inden den 30. september betale deltagergebyr på kr. 2000,-. Faktura sendes automatisk ved godkendelse fra Kulturnatten.

Læs om programmets opbygning og se vejledning til indtastning
Det er vigtigt, I læser vejledningen grundigt. Hent vejledningen her.

Den trykte oversigt
Det trykte oversigt er en oversigt over de mange arrangører. I den trykte oversigt er der ikke trykt tidsspecifikke arrangementer, men kun en kort præsentationstekst fra hver arrangør. Denne tekst skal kort give et indtryk af, den samlede oplevelse gæsterne kan få hos jer. Vi henviser til at gæsterne benytter hjemmesiden for at læse mere om årets tidsspecifikke arrangementer. Kulturnatten forbeholder sig ret til at redigere i teksterne.

Alle arrangører i oversigten SKAL åbne kl. 18.00, hverken tidligere eller senere
Vi ser gerne, at I holder jeres institution åben indtil kl. 24, der er Kulturnattens generelle åbningstid. Arrangører må tidligst lukke dørene kl. 22.00.

Det er muligt at søge om tilskud til arrangementer
Kulturnatten uddeler hvert år op mod 3 millioner kr. i tilskud. Penge, der er øremærket til at højne kvaliteten af de arrangementer, og som afholdes på Kulturnatten. Ansøgning skal foregå via ansøgningsskemaet, som I finder her. Ansøgninger sendes på mail som en vedhæftet pdf fil til info@kulturnatten.dk senest kl. 15 den 15. juni 2018. Kun ansøgninger fra godkendte arrangører kommer i betragtning.

Deadline for indtastning af profilarrangement den 20. august
Alle arrangører, der har indtastet inden deadline kl. 15 den 20. august 2018 kommer med i den trykte oversigt. Hvis I er ny arrangør skal I sendes jeres ansøgning senest 3 hverdage forinden, da vi har en behandlingstid på tre hverdage. Efter den 20. august låser vi alle de indtastede tekster og det vil først være muligt at tilføje tekst til online programmet efter den 31. august.
Sidste frist for at redigere og tilføje arrangementer online er 1. oktober.

Den 31. august åbner vi igen for indtastninger
Vi frigiver programmet for gæsterne samlet den 17. september, så hav så mange informationer som muligt klar til, når gæsterne begynder at læse programmet.
Alle kan indtaste arrangementer indtil 1. oktober, hvor vi lukker for redigering og tilføjelser af arrangementer.

Arrangementer, der kræver forhåndstilmelding
Arrangører må ikke kræve forhåndstilmelding uden forudgående aftale med Kulturnatten, og tilmelding skal så vidt muligt undgås fuldstændigt. Tilmelding må kun foregå online via Billetto eller via eget online tilmeldingssystem og skal begynde den 2. oktober kl. 12. Hvis I skulle få udsolgt af tilmeldingsbilletter, så send os en mail, så skriver vi det på jeres side.

Afhentning af plakater og Kulturpas er obligatorisk
Vi producerer streamere med teksten "Kun for gæster med Kulturpas", og arrangører skal tydeligt vise denne streamer sammen med årets Kulturnat plakat.
Alle arrangører, der ikke sælger Kulturpas, skal selv afhente plakater, streamere og to eksemplarer af dette års Kulturpas og oversigt på Kulturnattens kontor. Fra 1. oktober til og med 12. oktober er kontoret i Sankt Peders Stræde 28c, 1. sal åbent for afhentning mellem kl. 10.00 og 15.00 eller efter aftale.
Materialet er ikke tungt og kan nemt transporteres til fods eller på cykel.

Salgssteder får leveret materialet mellem 17. september til 28. september.

Kulturpasset koster 95,- kr., og gæster, der køber Kulturpas, har mulighed for at få udleveret den trykte oversigt uden ekstra betaling. Oversigten sælges ikke særskilt.

Oversigten over Kulturnattens salgssteder finder I på hjemmesiden fra 1. oktober, hvor salget starter.

Ansvar
Hver arrangør er ansvarlig for alle egne arrangementer. Det er ligeledes arrangørernes ansvar, at myndighedskrav overholdes og at de nødvendige tilladelser bliver indhentet.

Download "vilkår og rammer"