Vilkår og rammer 2019

Vilkår og rammer for deltagelse i Kulturnatten den 11. oktober 2019

Vi forventer, at I som arrangør er indforstået med og overholder alle nedenstående vilkår og rammer.

Kulturnattens gæster forventer for at opleve noget helt særligt under Kulturnatten, og derfor skal de også forlade arrangementerne med opfattelsen af at have været med til noget ekstraordinært. Det betyder, at alle arrangementer under Kulturnatten skal være enestående og emme af omtanke og kvalitet. Vi kalder det Kulturnatskvalitet.

Følgende kriterier skal ALLE være opfyldt som arrangør*
1. Det er et krav, at gæster skal vise Kulturpas til alle arrangementer, der er offentliggjort i Kulturnattens trykte oversigt og på hjemmesiden. Arrangører skal derfor afsætte personale til at tjekke om gæsterne bærer Kulturpas, og sikre at de bliver forment adgang, hvis de ikke har et Kulturpas. Vi er bevidste om, at der til flere arrangementer på offentlig veje og pladser, ikke kan tjekke, om gæsterne har Kulturpas.

2. I egen markedsføring af arrangementer skal det ligeledes tydeliggøres, at der på Kulturnatten KUN er adgang for gæster med Kulturpas (det gælder også på sociale medier som f.eks. Facebook). Det må ikke fremgå, at noget er gratis. Det er misvisende, da alle arrangementer på Kulturnatten har fri adgang med Kulturpas. Brug af ordet ”gratis” kan give gæsterne opfattelsen af, at de ikke behøver Kulturpas for at deltage.

3. Arrangementet skal være gratis for gæster med Kulturpas

4. Arrangementet skal foregå i Københavns- eller Frederiksberg Kommune.

*Undlader en arrangør at efterleve disse kriterier fra Kulturnatten, kan arrangøren udelukkes det følgende år.

Vil I være arrangører?
Hvis I ønsker at være med som arrangører og ikke var med som arrangør til Kulturnatten i 2018 eller Den Lille Kulturnat i 2019, skal I via hjemmesiden lave en arrangørforespørgsel. Hvis I har en profil, skal I blot logge ind og klikke på ” Ja tak - tilmeld os Kulturnatten 2019”. Herefter kan I begynde indtastningen.

Kulturnatten arbejder med to grupper af arrangører. Nedenfor kan I se, hvilken gruppe I tilhører. Hvis I bliver godkendt som arrangør, og der er tvivl om hvilken gruppe I tilhører, bestemmer Kulturnatten.

Gruppe A
Museer og andre permanente udstillingsbygninger.
Biblioteker samt statslige, kommunale og lokale arkiver.
Ikke-kommercielle institutioner med faste åbningstider, der har en offentligt tilgængelig samling eller særligt enestående seværdigheder.
Zoologisk Have
Kirker og statsanerkendte trossamfund


Gruppe B
Kultursteder, ikke-kommercielle (medborgerhuse, uddannelsessteder, m.fl.).
Øvrige ikke-kommercielle aktører (rådhuse, Folketinget og ministerier).
Foreninger, anden offentlig administration, organisationer o.l., under forudsætning af, at de har til huse i bygninger af særlig arkitektonisk eller historisk interesse, og tager afsæt i dette i deres arrangement.
Kommercielle aktører (f.eks. boghandlere, gallerier og kunsthåndværkere med arbejdende værksteder).

Deltagergebyr for Gruppe B

Alle i gruppe B skal inden den 30. august betale deltagergebyr på kr. 2000,-.
Faktura sendes automatisk ved godkendelse fra Kulturnatten. Hvis I skal bruge en EAN-faktura, så send os en mail til info@kulturnatten.dk.

Læs om programmets opbygning og se vejledning til indtastning
Det er vigtigt, I læser vejledningen grundigt. Hent vejledningen her fra den 13. maj.

Den trykte oversigt
Den trykte oversigt er en oversigt over alle arrangører. I den trykte oversigt er der ikke trykt tidsspecifikke arrangementer, men kun en kort præsentationstekst (profilarrangement) fra hver arrangør.
Denne tekst skal kort give et indtryk af den samlede oplevelse, gæsterne kan få hos jer.

Kulturnatten forbeholder sig ret til at redigere i teksterne.

Alle arrangører SKAL åbne kl. 18.00, hverken tidligere eller senere
Vi ser gerne, at I holder jeres institution åben indtil kl. 24, der er Kulturnattens generelle åbningstid. Arrangører må tidligst lukke dørene kl. 22.00.

Det er muligt at søge om tilskud til arrangementer
Kulturnatten uddeler hvert år op mod 3 millioner kr. i tilskud. Penge, der er øremærket til at højne kvaliteten af de arrangementer, og som afholdes på Kulturnatten.

Ansøgning skal foregå via ansøgningsskemaet, som I finder her fra den 13 maj. Ansøgninger sendes på mail som en vedhæftet samlet pdf-fil til info@kulturnatten.dk senest kl. 15 den 14. juni 2019.

Kun ansøgninger fra godkendte arrangører kommer i betragtning.


For at deltage som arrangør til Kulturnatten 2019, skal I være tilmeldt senest den 12. august eller have sendt jeres ansøgning om optagelse i programmet senest den 12. august kl. 15.

Deadline for indtastning af profilarrangement den 19. august
Alle arrangører, der har indtastet inden deadline kl. 15 den 19. august kommer med i den trykte oversigt.

Efter den 19. august låser vi alle de indtastede tekster og det vil først være muligt at tilføje tekst til online programmet efter den 30. august.

Den 30. august åbner vi igen for indtastninger indtil den 16. september
Vi frigiver programmet for gæsterne samlet den 16. september. Herefter er det ikke længere muligt at redigere programmet, så sørg for at have alle detaljer indtastet.

Arrangementer, der kræver forhåndstilmelding
Arrangører må ikke kræve forhåndstilmelding uden forudgående aftale med Kulturnatten, og tilmelding skal så vidt muligt undgås fuldstændigt.

Tilmelding må kun foregå online via Billetto eller via eget online tilmeldingssystem og skal begynde den 2. oktober kl. 12. Hvis I skulle få udsolgt af tilmeldingsbilletter, så send os en mail, så skriver vi det på jeres side.

Afhentning af plakater og Kulturpas er obligatorisk
Vi producerer streamere med teksten "Kun for gæster med Kulturpas", og arrangører skal tydeligt vise denne streamer sammen med årets Kulturnat plakat.

Alle arrangører, der ikke sælger Kulturpas, skal selv afhente plakater, streamere og to eksemplarer af dette års Kulturpas og arrangøroversigt på Kulturnattens kontor.

Fra den 23. september er kontoret i Sankt Peders Stræde 28c, 1. sal åbent for afhentning alle hverdage mellem kl. 10.00 og 15.00 eller efter aftale. Hver torsdag holder vi åbent til kl. 17.
Materialet er ikke tungt og kan nemt transporteres til fods eller på cykel.

Salgssteder får leveret materialet mellem den 16. september til den 27. september
Kulturpasset koster 95,- kr., og gæster, der køber Kulturpas, har mulighed for at få udleveret den trykte oversigt uden ekstra betaling. Oversigten sælges ikke særskilt og udleveres så længe lager haves.
Den 30. september starter salget, I kan finde oversigten over Kulturnattens salgssteder på hjemmesiden.

Ansvar
Hver arrangør er ansvarlig for egne arrangementer i programmet. Det er ligeledes arrangørernes ansvar, at myndighedskrav overholdes og at de nødvendige tilladelser bliver indhentet.


Download vilkår og rammer for Kulturnatten